Znak sprawy: GOPS - 530.C.77.20   

Miechów, dnia 09.11.2020 r.  

Zapytanie ofertowe

(zamówienie, którego wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30.000 euro)

Rodzaj zamówienia: usługa schronienia dla osób bezdomnych (kobiet i mężczyzn), których   ostatnim miejscem zameldowania jest Gmina Miechów

Informacje o Zamawiającym:

Gmina Miechów – Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Miechowie, adres ul. Szpitalna 1, 32-200 Miechów zwany w dalszej części Zamawiającym, zaprasza do składania ofert dla zamówienia:

NIP Gmina Miechów 659 000 36 97

NIP Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Miechowie 659 134 45 26

Tryb udzielenia zamówienia:

Zamówienie publiczne udzielane jest na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj.Dz. U. z  2019 r. poz. 1843 ), zwanej dalej „ustawą Pzp”, poprzez zapytanie ofertowe.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1.1 Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług polegających na udzieleniu osobom bezdomnym tymczasowego schronienia w:

1. schronisku dla osób bezdomnych (dla czterech mężczyzn oraz jednej kobiety),
2. schronisku dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi (dla dwóch osób – mężczyzn  lub/i kobiet)
3. ogrzewalni
4. noclegowni dla których Gmina Miechów jest ostatnim miejscem zameldowania na pobyt stały, na zasadach określonych w art. 48 oraz art. 48a oraz art. 101 ust 2 ustawy z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej (Dz. U. z 2020 r.  poz. 1876),

Zamawiający dopuszcza podział zamówienia na 4 części, o których mowa powyżej.

1.2 Schronisko dla osób bezdomnych zapewnia osobom bezdomnym, których miejscem zameldowania/ostatnim miejscem zameldowania jest Gmina Miechów (z wyjątkiem nieletnich), które podpisały kontrakt socjalny, całodobowe, tymczasowe schronienie oraz usługi ukierunkowane na wzmacnianie aktywności społecznej, wyjście z bezdomności i uzyskanie samodzielności życiowej.

1.3. Schronisko dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi zapewnia osobom bezdomnym,  których ostatnim miejscem zameldowania jest Gmina Miechów (z wyjątkiem nieletnich), które ze względu na wiek, chorobę lub niepełnosprawność wymagają częściowej pomocy i opieki innych osób w zaspokajaniu niezbędnych potrzeb życiowych, ale nie wymagają usług w zakresie świadczonym przez jednostkę całodobowej opieki, zakład opiekuńczo-leczniczy lub zakład pielęgnacyjno-opiekuńczy. Schronisko zapewnia tymczasowe schronienie wraz z usługami opiekuńczymi oraz w miarę możliwości wyjście z bezdomności i uzyskanie samodzielności życiowej.

1.4. Zamawiający wymaga, aby standard usług świadczonych był zgodnie z przepisami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie minimalnych standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych, schronisk dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi i ogrzewalni.

1.5. Schronisko dla osób bezdomnych i Schronisko dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi powinno funkcjonować i realizować zadania zgodnie z ustawą z dnia 12 marca 2004r. o pomocy społecznej oraz Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 27 kwietnia 2018 r. w sprawie minimalnych standardów noclegowni, schronisk dla osób bezdomnych, schronisk dla osób bezdomnych z usługami opiekuńczymi i ogrzewalni (Dz.U. z 2018r. poz. 896).

1.6. Każdorazowe umieszczenie osoby, o której mowa w pkt. 1 odbywać się będzie odpowiednio na podstawie skierowania do noclegowni i ogrzewalni lub indywidualnej decyzji administracyjnej przyznania pomocy w formie udzielenia schronienia, wydanej przez Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Miechowie. Decyzje zawierać będą:

a. imię i nazwisko świadczeniobiorcy,

b. rodzaj usług z ich szczegółowym zakresem i okres przyznania usług

c. wysokość odpłatności za pobyt w placówce

W szczególnie uzasadnionych przypadkach dopuszcza się podjęcia świadczenia usług w o o dane przekazane faksem i telefonicznie lub e-mailem. Takie zlecenie usług zostaje potwierdzone kopią decyzji administracyjnej w ciągu 7 dni.

1.7. Liczba osób wymagających schronienia – ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia, faktyczna liczba osób, którym świadczone będą usługi schronienia oraz liczba świadczeń, będzie uzależniona od rzeczywistej liczby osób, które wymagają pomocy w formie usług schronienia dla osób bezdomnych z terenu Gminy Miechów, dlatego zamawiający zastrzega sobie prawo niewyczerpania całego zakresu przedmiotu zamówienia.

1.8. Rozliczenie usług przez Wykonawcę następować będzie co miesiąc w terminie do 10 dnia następnego miesiąca z wyłączeniem miesiąca grudnia, za który rozliczenie następować będzi do 23 grudnia 2021 r.

– zapłata za wykonanie usługi będzie regulowana miesięcznie po wykonaniu usługi w terminie  14 dni od daty doręczenia faktury do GOPS w Miechowie.

– podstawą rozliczenia będzie złożenie przez Wykonawcę faktury z załączonym imiennym wykazem osób objętych schronieniem w danym miesiącu i ilości dni udzielonego schronienia;

2. Termin realizacji zamówienia:

-  w przypadku wskazanym w punkcie od 1. 1.1 b) do d) - od dnia zawarcia umowy  do 31 grudnia 2021 r.

-  w przypadku wskazanym w punkcie od 1. 1.1 a) - od dnia  1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 r.

3. Opis kryteriów wyboru wykonawcy:

Kryterium oceny oferty będzie cena (55 %), dogodne umiejscowienie schroniska (odległość od siedziby zamawiającego – 40 %) oraz gotowość do przyjęcia – brak opłaty (5 %).

4. Warunki realizacji przedmiotu zamówienia:

1. 1. Podmiot składający ofertę na schroniska dla bezdomnych, zobowiązany jest do zapewnienia osobom, o których mowa w pkt. 1, następującego zakresu usług:
   a. całodobowego schronienia z zapewnieniem własnego łóżka i pościeli (materac, poduszka, kołdra lub koc i poszwy oraz prześcieradło) oraz stałego dostępu do WC i łazienki z ciepłą i zimną wodą;

b. trzech posiłków dziennie;

c. środków czystości i higieny osobistej;

d. niezbędnego ubrania odpowiedniego do pory roku;

e. pomocy w sprawach formalno-prawnych, w tym wyrobienie dowodu osobistego, rejestracja w urzędzie pracy, zgłoszenia do ubezpieczenia zdrowotnego, ustalenie stopnia niepełnosprawności, itp. – zgodnie z kompetencjami i zasobami ludzkimi,

f. zapewnienia podstawowych lekarstw dostępnych bez recepty i środków opatrunkowych oraz dostępu do lekarza pierwszego kontaktu;

g. prowadzenie pracy socjalnej,

h. w przypadku schroniska z usługami opiekuńczymi, dodatkowo: zapewnienie pomocy i wsparcia przy wykonywaniu codziennych podstawowych czynności życiowych (m.in. pomoc w myciu, kąpaniu, ubieraniu, karmienie lub/i możliwość spożywania posiłków w pokoju, pranie odzieży)

4.2. Podmiot składający ofertę na świadczenie usług noclegowni, zobowiązany jest  do zapewnienia osobom, o których mowa w pkt. 1, następującego zakresu usług:

– tymczasowej pomocy w postaci miejsca noclegowego, umożliwiającego spędzenie nocy w warunkach gwarantujących ochronę życia i zdrowia;

4.3. Podmiot składający ofertę na świadczenie usług ogrzewalni, zobowiązany jest do zapewnienia osobom, o których mowa w pkt. 1, następującego zakresu usług:

– tymczasowego schronienia umożliwiającego interwencyjny, bezpieczny pobyt w ogrzewanym pomieszczeniu wyposażonym w co najmniej miejsca siedzące.

4.4. Wykonawca zobowiązany będzie niezwłocznie informować Zamawiającego o każdej zmianie sytuacji życiowej i zdrowotnej osoby korzystającej ze schronienia.

4.5. Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości świadczonych usług oraz zgodności ich wykonywania z umową i wymaganiami zawartymi w niniejszym zapytaniu.

4.6. Miejscem realizacji zamówienia jest miejsce udzielenie schronienia.

5. Warunki udziału w postępowaniu:

1. Zamawiający  żąda  oświadczeń  i  dokumentów  potwierdzających  spełnianie warunków udziału w postępowaniu:

a) Oświadczenie wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu, według wzoru stanowiącego załącznik do treści Zapytania Ofertowego ( załącznik Nr 2);

b) Aktualny wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny właściwy dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu;

 6. Sposób, miejsce oraz termin składania ofert:

1. Ofertę należy złożyć w formie pisemnej, na załączonym formularzu ofertowym, stanowiącym załącznik nr 1 odpowiednio A, B,C lub/i D do niniejszego zapytania ofertowego:

pocztą na adres: Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej ul. Szpitalna 1, 32-200 Miechów e-mailem na adres: gops@gops.miechow.pl

6.2. Ofertę należy złożyć w terminie do dnia (godziny):  16.11.2020 r. godz. 14:00.

6.3. Stawkę należy podać w „formularzu ofertowym”. Wykonawca określi stawkę miesięczną brutto za wykonanie przedmiotowego zadania.

7. Opis sposobu obliczenia ceny

7.1. Cena winna uwzględniać wszystkie koszty związane z wykonaniem zamówienia, o których mowa w niniejszym zamówieniu w pkt. 4. Wykonawcy zobowiązani są do bardzo starannego zapoznania się z przedmiotem zamówienia, warunkami wykonania i wszystkimi czynnikami mogącymi mieć wpływ na cenę zamówienia.

7.2.  Cenę w formularzu ofertowym Wykonawca podaje cyfrowo. Cena musi być podana w złotych polskich, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.

7.3. Należy podać stawkę miesięczną brutto za wykonywaną usługę.

8. Opis kryteriów, którymi będzie kierował się zamawiający przy wyborze ofert, wraz  z podaniem znaczenia tych kryteriów i sposobu oceny ofert

8.1. Przy wyborze najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu Zamawiający będzie stosował niżej podane kryteria:

Cena oferty (brutto) - 55 %

Dogodne umiejscowienie schroniska (odległość od siedziby zamawiającego)  – 40 %

Brak opłaty za gotowość do przyjęcia do placówki – 5 %

8.2. Ocena będzie dokonywana według skali punktowej, przy założeniu, że maksymalna punktacja wynosi 100 punktów (wartość punktowa oferty x wartość punktowa wagi),  w następujący sposób:

K1, Kryterium - Cena brutto

Ocenie podlega wynagrodzenie maksymalne (w złotych brutto), wynikające z formularza oferty obejmujace realizację umowy.

K1 = Cmin/Cb x 100 pkt.   gdzie:

Cmin	–	najniższa cena spośród ocenianych ofert
Cb K1     -	–	cena badanej oferty Liczba pkt przyznanych w ramach kryterium

K2, dogodne umiejscowienie schroniska (odległość od siedziby zamawiającego)

Do 25 km – 100 punktów

do 50 km – 50 punktów

do 75 km  - 25 punktów

powyżej 75 km – 0 punktów

K3,  gotowość do przyjęcia do placówki

G (opłaty za gotowość) = 0 punktów

BG (brak opłat za gotowość)= 100 punktów

3.  Za ofertę najkorzystniejszą będzie uznana oferta, która przy uwzględnieniu powyższych kryteriów i ich wag otrzyma najwyższą punktację, wyliczoną wg następującej formuły:

XP =  ( K1 x  55 % ) + ( K2 x 40 % ) + ( K3 x 5% )

gdzie:

XP	–	Liczba punktów uzyskanych przez ocenianą ofertę
K1	–	Liczba pkt przyznanych w ramach kryterium cena
K2	–	Liczba pkt przyznanych w ramach kryterium dogodne umiejscowienie schroniska (odległość od siedziby zamawiającego)
K3	-	Liczba pkt przyznanych w ramach kryterium gotowości do przyjęcia do placówki

Obliczenia punktacji, zgodnie z wyżej wskazanymi kryteriami, zostaną dokonane z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Punkty przyznawane będą na podstawie informacji zawartej
w załączniku nr 1 – Formularzu ofertowym

9. Oświadczenia i dokumenty, jakie mają załączyć do oferty Wykonawcy:

9.1.Dokumenty należy składać w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.

9.2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania wykonawców do złożenia, w wyznaczonym przez siebie terminie, wyjaśnień dotyczących oświadczeń lub dokumentów.

9.3. W przypadku nie złożenia wymaganych oświadczeń lub dokumentów lub nie złożenia pełnomocnictw, albo w przypadku złożenia oświadczeń lub dokumentów zawierających błędy lub złożenia wadliwych pełnomocnictw, Zamawiający zastrzega sobie możliwość wezwania wykonawców do ich złożenia w wyznaczonym terminie, chyba że mimo ich złożenia oferta wykonawcy podlega odrzuceniu lub konieczne byłoby unieważnienie postępowania. Złożone na wezwanie zamawiającego oświadczenia lub dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez wykonawcę warunków udziału w postępowaniu, nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert.

9.4. Wymagane dokumenty:

1) Wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego lub inny właściwy dokument stanowiący o podstawie działalności podmiotu lub wskazanie ogólnodostępnego portalu internetowego, gdzie nieodpłatnie można pobrać właściwy dokument.

2) W przypadku fundacji i stowarzyszeń – aktualny, zgodny ze stanem faktycznym wypis z Krajowego Rejestru Sądowego, lub wskazanie ogólnodostępnego portalu internetowego, gdzie nieodpłatnie można pobrać właściwy dokument.

3) W przypadku pozostałych podmiotów – inny dokument właściwy dla podmiotu, lub wskazanie ogólnodostępnego portalu internetowego, gdzie nieodpłatnie można pobrać właściwy dokument.

4) Dla podmiotów działających na podstawie przepisów o stosunku Państwa do kościoła Katolickiego oraz do innych kościołów i związków wyznaniowych, obowiązkowym dokumentem jest kopia dekretu o mianowaniu księdza na proboszcza parafii, pełnomocnictwo lub upoważnienie zarządu głównego wydane dla osób go reprezentujących z oddziałów terenowych nieposiadających osobowości prawnych,

5) Inne, jeżeli wymagane np. dokumenty upoważniające daną osobę lub osoby do reprezentowania – dot. podmiotów, które w dokumencie stanowiącym o podstawie działalności nie posiadają informacji o osobach upoważnionych do reprezentowania podmiotów, oświadczenia właściwego organu, zarządu głównego lub innego organu wykonawczego, wyrażające:

– upoważnienie do składania oferty na realizacje określonego zadania publicznego,
–  zgodę na zawarcie w imieniu podmiotu składającego ofertę porozumienia z GOPS w Miechowie,

6) Odpis statutu.

10. Postanowienia dodatkowe:

- Zamawiający do terminu otwarcia ofert może zmienić warunki zapytania informując o tym na stronie internetowej, na której zamieszczone zostało zapytanie.

- Zamawiający informuje, że nie będzie rozpatrywał ofert złożonych po terminie i/lub  w niewłaściwym miejscu.

- Zamawiający może odrzucić ofertę, jeżeli:

a) jest niezgodna z wymaganiami niniejszego zapytania,

b) będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów,

c) będzie niekompletna lub nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń,

- Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

a)  odwołania, unieważnienia zapytania w każdym czasie bez podania przyczyny,

b)   zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru najkorzystniejszej oferty, bez względu na ilość i treść złożonych ofert.

c)   zmiany terminów wyznaczonych w ogłoszeniu o zapytaniu,

- Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty zamawiający zawiadomi wykonawców, którzy złożyli oferty, o wyborze najkorzystniejszej oferty.

- Zamawiający zawrze umowę z wybranym Wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia  o wyborze najkorzystniejszej oferty.

- Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza uchyli się od zawarcia umowy Zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzenia ich ponownej oceny.

- Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest:

p. Katarzyna Maleta tel. 41/38 211 61

11. Przetwarzanie danych osobowych.

Zgodnie z art. 13 ust. 1−2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679  z 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) zwanego dalej RODO – informuje się, że:

1. Administrator danych osobowych:

Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest GOPS w Miechowie, ul. Szpitalna 1,  32 – 200 Miechów.

2. Inspektor Ochrony Danych:

Dane kontaktowe Inspektora Ochrony Danych – Katarzyna Gembalska;

 e-mail: katarzyna.gembalska@cbi24.pl

3. Cele przetwarzania danych:

Administrator będzie przetwarzać Pani/Pana dane w celu związanym ze składaniem  i rozpatrywaniem ofert dla zamówienia: Usługa schronienia dla osób bezdomnych (kobiet  i mężczyzn), których ostatnim miejscem zameldowania jest Gmina Miechów.

4. Informacja o wymogu podania danych wynikających z przepisu prawa

Obowiązek podania przez Panią/Pana danych, o których mowa jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach prawa.

5. Konsekwencje niepodania danych osobowych

Konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z obowiązujących przepisów prawa.

6. Okres przechowywania danych:

Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia postepowania.

7. Prawa osób, których dane dotyczą:

Posiada Pani/Pan prawo:

− na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

− na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;

− na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;

− prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO.

8. Prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego

Ma Pani/Pan prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym w Polsce jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Odbiorcy danych

Pani/Pana dane osobowe mogą zostać ujawnione: Regionalnej Izbie obrachunkowej, Krajowej Administracji Skarbowej.

10. Informacja dotycząca zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych

Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany.

11. Dodatkowe informacje

Nie przysługuje Pani/Panu:

− w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

− prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

− na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych,

gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

12.  Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Formularz ofertowy,
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków
3. Wzór porozumienia